Het document: de kern van de zaak

Zaakgericht werken is een goed hulpmiddel voor het controleren van acties, als vervanging van eerdere rappélsystemen. In de huidige signaleringssystemen kan de burger meekijken en de wetgever ook, die een tegemoetkoming in het vooruitzicht stelt aan de burger wanneer zijn aanvrage of klacht niet binnen bepaalde termijn is behandeld.
De vraag blijft echter wat te doen met de zaak wanneer deze publieksvriendelijk is afgehandeld.

Een voorbeeld: iemand vraagt om een erfpachtovereenkomst. Die gelden in een stad als Amsterdam voor een periode van honderd jaar. De aanvrage komt in het zaakafhandelingssysteem en verdwijnt daaruit na afhandeling (de erfpachtovereenkomst is gesloten), dat zal zijn na enkele weken.

Een aantal documenten zijn op dat moment niet meer relevant, of worden op korte termijn minder relevant: de behandelingsverslagen (zoals: bericht van ontvangst, tussentijdse voortgangsberichten). Wat op termijn belangrijk is, zijn de informatie-objecten/is het informatie-object over de overeenkomst. Dat zal een document zijn, door beide partijen ondertekend.

Die overeenkomst moet dus gedurende de looptijd worden bewaard en tijdig vóórdat deze vervalt, moet de overeenkomst weer worden gesignaleerd, zodat tussen partijen kan worden gesproken over verlenging of beëindiging.

Tussentijds zullen misschien rechthebbenden wijzigen en zal dus ook de overeenkomst worden gewijzigd.

Dat kan niet in het zaaksysteem, waar de vergunning op dat moment al uit verwijderd zal zijn (anders hou ik in het zaaksysteem niet een goed overzicht van de werkzaamheden die ik nog moet uitvoeren). Het wijzigen van de overeenkomst zal echter als nieuwe zaak worden vastgelegd en bewaakt in het zaaksysteem.

De overeenkomst zal dus bewaard moeten worden. Waar? In een archiefsysteem oftewel een RMA, met een bewaking op de termijn waarop de overeenkomst verloopt. Dat geldt voor alle contracten. Ooit al eens de termijn van een verzekering of zakelijke huurovereenkomst laten verlopen en de consequenties daarvan onder ogen gezien?

Zaaksystemen- goed voor de publieke dienstverlening. Ik noem ze daarom vaak publiekzakensystemen. Burgers, buitenlui en ambtenaren blijven op de hoogte van de voortgang van zaken al betwijfel ik echt of de burger en behoefte aan heeft om te horen dat zijn bericht is ontvangen (ja, dat wel), in behandeling is genomen (dat mag ik als burger toch wel hopen), dat er een besluit wordt genomen of is genomen en dat de zaak is gearchiveerd.... Het enige waar ik als burger in geïnteresseerd ben is: krijg ik mijn vergunning en zo ja, wanneer.

Zaaksystemen- niet geschikt voor duurzame archivering. Daar heb ik een meer robuuste oplossing voor nodig.

Overigens, al eens gekeken naar de DMsystemen van tegenwoordig? Ik kom systemen tegen met daarin duizenden documenten die door de behandelend medewerker niet zijn afgevinkt als afgedaan, en die dus ook niet definitief kunnen worden gearchiveerd.....Geen informatiespecialist die daar naar kijkt.