Archief- en informatievisie gevraagd!

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten schreef op 11 november 2010 een brief aan mr. J.P.H. Donner, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waarin namens de gemeenten wordt gevraagd om een archief- en informatievisie. De VNG geeft in deze brief haar zienswijze op het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Puntsgewijze betreft de zienswijze het volgende:

1. er is een brede archief- en informatiewet nodig. Er is al wel een voorontwerp dat dateert uit 2006 en de VNG zou hierin graag onderdelen van de Wet openbaarheid van bestuur opgenomen zien. De dienstverlening dient uitgangspunt te zijn bij de organisatie van de overheidsinformatie. Overheden hanteren hiervoor verschillende standaarden en dat maakt het voor de maatschappij lastig om de informatie te doorgronden. De VNG denkt hierbij onder andere aan het harmoniseren van selectielijsten. Harmonisatie van archiefterminologie en de terminologie uit het digitale documentaire domein is nodig.

2. Digitalisering: de Archiefwet 1995 is verouderd. Verkorting van de overbrengingstermijn van digitale bescheiden naar e-depots en herijking van de archiefstandaarden is mogelijk. De VNG verwacht samenhang tussen Archiefvisie, de aanpak van de e-overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma, het concept van zaakgericht/klantgericht werken en geo-informatie. De VNG wil samen met KING een vertaling van de Baseline Informatiehuishouding en zaakgericht werken naar de gemeentelijke praktijk ontwikkelen.

3. De verantwoordelijkheid van het Rijk over de Rijksprovinciale en provinciale archieven in de Regionale Historische Centra wordt gedecentraliseerd naar de provincies. Dit gaat gepaard met een bezuiniging van 25%, wat de ontwikkeling van RHC's in gevaar brengt.

4. Veel gemeenten willen een gezamenlijk e-depot om zo kosten te besparen. De VNG vraagt om een onderzoek hoe het e-depot het beste vorm kan krijgen en vraagt het Rijk om te investeren in gezamenlijke e-depots.

5. Kwaliteitsimpuls. De VNG heeft behoefte aan een goede inhoudelijke ondersteuning, met stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Archiefinstellingen zouden gecertificeerd moeten worden en de eisen aan het gemeentelijk beheer en de inspectie dienen te worden heroverwogen. BRAIN zou hierin een belangrijke rol kunnen vervullen volgens de VNG.

6. Toezicht en regelgeving: gedetailleerde regelgeving en toezicht vanuit de archiefwereld past niet bij moderne opvattingen over kaderstelling. De VNG is tevreden over de initiatieven om het verticale toezichtmodel in de Archiefwet te vervangen door een horizontaal model. De VNG ontwikkelde hiervoor key performance indicators die in een pilot worden getoetst.

7. Er is een majeure innovatieslag nodig om te komen tot toekomstgericht en duurzaam archiefwerk. Het Rijk zou hier de regie moeten nemen, uitgaande van de centralisatie van bedrijfsvoering van het Rijk.

8. Er worden enkele aanbevelingen gegeven om te komen tot een haalbare implementatie. Deze zijn:
- bundelen van capaciteit om de inhoud van de implementatie goed in beeld te krijgen;
- architectuurmodellen beter met elkaar verbinden;
- samenhang creëeren tussen informatiebeveiliging, documentaire informatievoorziening, archivering, kwaliteit van gegevens en beheer van metadata;
- ontwikkelingen bundelen onder de noemer kwaliteit van de informatievoorziening;
- kies voor een plateauaanpak;
- toets tussentijds of de visie in de juiste richting gaat.

Samengevat is er behoefte aan een toekomstbestendige visie op informatie en archivering die rekening houdt met het gehele informatieveld.