Opgeruimd op het werk

Na de Bronstijd en nog enkele tijden stapt de mensheid in het Digiliticum, zoals we het Digitale Tijdperk kunnen noemen. Er was een crisis voor nodig om ons massaal te laten Teamen en Zoomen. Ondertussen is de draagbare telefoon een oortje geworden waar we op klikken en meteen contact hebben, een buitenboordgeheugen met op elke vraag een antwoord. 24/7 kunnen we online zijn, is ons doen en laten vastgelegd en zijn we te traceren.  

De manier waarop we met gegevens omgaan leidt tot grote hoeveelheden rommel. Zoveel rommel dat er naast de WorldCleanup Day ook een Digitale Cleanup Day wordt georganiseerd. Onze dataconsumptie vraagt inmiddels al drie keer meer energie dan wordt geproduceerd door alle zonnepanelen ter wereld samen. De cijfers spreken elkaar tegen: de datacenters stellen dat hun aandeel in het energieverbruik al jaren stabiel blijft en de meest efficiënte manier van data-opslag is. Dit zijn dan niet de Total Costs of Ownership, zoals de kosten van de bouw van de datacenters, de duizenden servers die worden gebruikt en regelmatig vervangen, het drinkwater dat wordt gebruikt om de datacenters te koelen. Dataopslag en dataverkeer eisen veel van het milieu.

Het verwerken van e-mails kost ons gemiddeld meer dan 3 uur per dag. We leven vanuit onze mailbox. Elk jaar zorgt het internet met de ondersteunende systemen voor 900 miljoen ton CO2-uitstoot en de voorspellingen geven aan dat binnen 10 jaar 20% van onze totale energieproductie opgaat aan digitale informatie. Eén terabyte aan gegevens zou qua CO2-uitstoot gecompenseerd moeten worden door 100 jonge bomen, al kun je hiervoor beter olifantsgras planten. Digitalisering is een wolf in schaapskleren. Hoe dit alles is ontstaan zou vele regels vullen, en die ruimte is mij niet gegeven. Hoe lossen we het op?

Het antwoord klinkt simpel: door op te ruimen. Meer dan ooit is er behoefte aan. Niet alleen op kantoor maar ook thuis hebben professional organizers de agenda vol aan klanten die het overzicht over hun materiële eigendommen kwijt raken. Ontspullen is de nieuwe manier om gelukkig te worden. 

Hoe pak je dat aan? We moeten alle gegevens verwijderen die we niet (meer) nodig hebben voor onze bewaarmotieven. Dit hoort een permanente zorg te zijn van de informatieprofessional! Eerst zul je grip moeten krijgen op je totale informatiehuishouding, dus alle gegevens die in je organisatie worden bijgehouden, want meten is weten. Marie Kondo doet dit door alle items in huis te verzamelen op een centrale plaats en dan te bepalen wat een "spark of joy" geeft; wij inventariseren wat we hebben, waarom we het hebben, hoe lang we het nodig denken te hebben (conform de voorschriften die eisen stellen over de bewaartermijn) en na te gaan wat het verdere nut is van het beheer. Uitgangspunt daarbij is gegevens zo snel als mogelijk vernietigen. Om dat te organiseren ga je met de gebruikers in gesprek welke informatie relevant is, hoe lang nog en welke niet (meer). Je legt in een informatieplattegrond vast welke informatie aanwezig is in welke systemen en welke verzamelingen. Hierbij is het uitgangspunt om informatie eenmalig op te slaan en meervoudig te gebruiken. Heb je een bewaarlijst/selectielijst, dan neem je deze regels mee in je beoordeling. Wat direct weg kan, gaat meteen weg (dubbelen bijvoorbeeld), wat nog enige tijd bewaard moet worden krijgt een bewaartermijn (conform de afspraken) en wordt daarná verwijderd. Neem hierin de hele afdeling mee: vertel hen over het bewaarbeleid van mailboxen, over appgebruik, bespreek de ergernissen rondom systemen en hoe die vermeden kunnen worden en hoe je -samen!- hun informatiehuishouding beter gaat opzetten. Maak samen met de gebruikers een SPOT, Single Point of Truth: een plaats binnen de informatiehuishouding waar een groep gebruikers afspreekt de informatie te concentreren. Dat kan bijvoorbeeld een bepaald systeem zijn (een vergunningensysteem), een teamsite of een dossier dat gezamenlijk wordt onderhouden. Spreek af dat iedereen in deze SPOT de informatie opslaat en hou contact met je gebruikers om de afspraken op te volgen. Elimineer overbodige informatie: alles wat niet meer nodig is, moet weg, want kost energie en zorgt voor CO2-uitstoot. Duurzaamheid betekent: weg met je digitale rommel! Schaft je organisatie een nieuw systeem aan: regel dan het archiefbeheer -samen met de gebruikers- meteen in dat systeem. Archiving by design leert je hoe je dit aanpakt.

We sluiten daarbij aan op de manier van werken van de medewerker en degene met wie hij of zij samenwerkt. Werken zij naar tevredenheid met een specifieke procesapplicatie? Neem die dan als uitgangspunt voor het archiveren. Hebben zij een werkstroom ingericht in een systeem, die hen veel werk uit handen neemt? Dan is dat de manier van werken die wij, informatiespecialisten, gaan ondersteunen. Hebben zij gegronde bezwaren tegen een systeem en werken ze samen in Sharepoint? Leg de werkwijzen vast in een documentair structuurplan: een inrichtingsplan voor de informatiehuishouding.

Dan is er nog één punt te regelen: wat doen we met het dossier nadat het afgehandeld is. Wordt dit door een centrale afdeling geschoond op dubbelen, concepten e.d.? Kan het -bij een kortere bewaartermijn- in de applicatie blijven met daarbij het jaar van vernietiging, of moet het uit de applicatie (de schijven ook als applicatie beschouwen) en opgeslagen worden ergens, waar het wel gelezen kan worden, maar niet meer veranderd, en gemakkelijk teruggevonden.

Die omgeving, dàt is het e-depot. Hebt u al nagedacht hoe de toekomstige gebruikers hun informatie gaan zoeken? Begin daar eens mee voordat u een systeem inricht waarin niemand iets terug kan vinden…..