woensdag 28 september 2016

Een digitaal archief naar Antwerps model


foto: we verkopen verse lucht, geen gebakken lucht.

Voor digitale archieven bestaat een ISO-standaard, ISO 14721 ook wel bekend als het Open Archival Information system. Barbara Sierman schreef hierover een uitmuntend artikel: het OAIS model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid: een aanrader.  En natuurlijk laat ook Filip Boudrez zich niet onbetuigd in Een digitaal archief in tien stappen;  Sonja Schaule publiceerde op www.edavid.be het lezenswaardige artikel  Organisatorische aspecten bij het bouwen en beheren van een digitaal depot. En ook de OAIS Introduction Guide van Brian Lavoie (Digital Preservation Coalition, 2014) biedt een goed begin voor studie. 

Een digitaal archief is –vooral!- meer dan alleen een opslagplaats voor digitale informatie, die er ongeacht de vorm en inhoud in kan worden opgeslagen. OAIS definieert het als het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures dat duurzaam beheren en raadplegen van digitale archiefbescheiden (informatie in welke vorm en/of samenstelling dan ook) mogelijk maakt. Daaronder vallen ook het beleid, de afspraken met zorgdragers en gebruikers, het financieel beheer, de deskundigheid van het personeel, het gegevens/databeheer, de beveiliging van de gegevens en de hard- en softwareomgeving. Een digitaal archief is in hoofdzaak een kwestie van organiseren, van zeker stellen van informatie, van governance zo u wilt: het waarborgen dat de informatie er is, ongeschonden en onveranderd, zo lang de behoefte tot gebruik er is en zolang de informatie van waarde is voor zijn doelgroepen. Dit is niet anders dan een archief altijd heeft beoogd te zijn, met één verschil: dat we spreken over kwetsbare digitale informatie, nullen en enen in een bepaalde samenstelling, die er zijn of niet zijn. To be or not to be, that seems to be the digital question.

De theorie en groeiende praktijk leren ons dat de opslagomgeving niet de essentie is van een digitaal archief. Zo is een archief vooral een kwestie van organiseren van processen (onder andere: om informatie binnen te halen, de zogenaamde ingestprocedure, om ze tot archiefpakket te maken en representaties ervan weer beschikbaar te stellen, om te voorkomen dat digitale objecten corrupt raken) en metadata (waarvan uiteraard ook corruptie moet worden voorkomen). De toegang tot informatie dient zo georganiseerd te worden dat deze o.a. alleen te lezen is door bevoegden, dat auteursrechten niet worden geschonden en dat de informatie wordt verwijderd op het moment dat deze niet meer nodig is, op het moment dat vernietiging is gewenst dan wel vereist. We moeten overtuigd kunnen zijn van de authenticiteit van de informatie en de informatie moeten integer zijn, oftewel: datgene zijn wat je mag verwachten. Met andere woorden: met opslag alleen ben je er nog niet, en heb je pas een bescheiden begin gemaakt.

De metadata bij digitale informatieobjecten is essentieel om te weten wat het object is, wie het heeft gemaakt, wanneer het is gemaakt, wanneer en door wie het is gewijzigd, wanneer het is opgenomen in het digitaal depot enz. Om die reden gaat het OAIS er van uit dat metadata deel uitmaken van de informatie die wordt opgenomen. Dat is anders dan hoe het in een DMS is georganiseerd: daar is de metadata in ongedocumenteerde databases opgeslagen, gescheiden van de informatie. De stad Antwerpen, en dan met name het Felixarchief, heeft ervoor gekozen om voor de informatie die in het digitaal depot wordt opgenomen, de metadata mee op te nemen in het Archival Information Package en als één betekenisvol en zelfvoorzienend XML-containerbestand duurzaam te bewaren.

Dat digitaal archiveren vooral een kwestie van organiseren is, blijkt al uit de manier waarop we vandaag de dag omgaan met documenten in documentmanagementsystemen. We denken dat  alle belangrijke archiefdocumenten daarin is  opgeslagen, maar  we gaan voorbij aan wat zich bevindt in geo-systemen, in specifieke procesapplicaties, op de website, in social media, op gemeenschappelijke, persoonlijke schijven en mailboxen. De wanorde in organisaties is groot en eigenlijk treffen we nergens een doordacht beheer aan waarin aandacht wordt geschonken aan alle essentiële informatie, de bestanden waarin deze voorkomen, de software waarmee deze worden gemaakt en de platforms waarop deze worden bewaard. Een goed voorbeeld vormen de documentmanagement- en zaaksystemen. Veel organisaties veranderen om de vijf jaar van systeem, waarbij alle gegevens uit het systeem rücksichtlos worden overgepompt naar het nieuwe systeem. Gesprekken met ICT-medewerkers leren ons dat ICT als afdeling alles bewaart, tenzij wordt aangegeven dat iets weg kan, maar dat signaal wordt nooit gegeven. Enorme dataverzamelingen zijn het gevolg, met een veelvoud aan versies van documenten, getekend dan wel ongetekend. Om al dit rondpompen van gegevens, documenten en metadata, te voorkomen kan een digitaal archief dienen, waar aan de verschillende zaken/documenttypen bewaartermijnen worden gekoppeld en materiaal wordt verwijderd zodra dit kan, mag of moet. Het OAIS geeft in deze processen een goed raamwerk om de digitale duurzame toegankelijkheid te organiseren.

Nu heeft de gemeente Echt-Susteren in samenwerking met VHIC een digitaal archief gerealiseerd, gebaseerd op OAIS en de principes, zoals onder meer te lezen op de website www.edavid.be. Basis hiervoor vormt het denkraam dat is ontwikkeld door eDAVID, gebaseerd op regelgeving en software, die door VHIC op de markt wordt gebracht als de RecordsManagementTool. Eerder pasten wij deze tooling al toe bij een woningcorporatie in Limburg en bij een grotere Nederlandse gemeente, waar we een digitaal archief bouwden dat onder meer vanuit een SharePointomgeving toegankelijk wordt gemaakt. In Echt-Susteren wordt voor de access-functie niet alleen de RMTool gebruikt, maar ook Atomis en zijn module nadere toegangen voor het open source pakket ICA-AtoM. Deze Atomis tool is het product van een groep Vlaamse archivarissen onder leiding van Filip Boudrez die zo de functionaliteiten van ICA-AtoM uitbreidden (zie www.atomis.be). Door van deze combinatie gebruik te maken beheert Echt-Susteren zijn digitale archiefreeksen niet alleen op een duurzame en goed gestructureerde wijze, maar worden ook individuele dossiers en documenten toegankelijk gemaakt.

Hoe ziet dit er nu uit? De gemeente Echt-Susteren is in een samenwerkingsproces verwikkeld met de gemeenten Roerdalen en Maasgouw, samen de MER-samenwerking. Door verschillende oorzaken waren de archieven binnen de gemeente –aanwezig in hybride vorm- ontregeld. VHIC werd gevraagd om een creatieve oplossing waarin deze archieven weer op orde konden worden gebracht. Wanneer hiervoor de standaardaanpak zou worden gekozen, zouden alle papieren dossiers op orde moeten worden gebracht, gewaardeerd, afgesloten en opgeslagen in het archief.  Een uiterst kostbare zaak.

VHIC stelde een andere aanpak voor door gebruik te maken van de vele mogelijkheden die de digitalisering biedt. Zo begonnen we met een proef om de bestuurlijke besluitvormingsstukken die in het DMS Verseon waren opgeslagen, veilig te stellen. Ze werden uit Verseon gehaald en overgebracht naar het nieuwe digitaal archief. Dit was nodig omdat de MER-combinatie gaat werken met een ander DMS, Decos Join en we dit systeem niet meteen wilden belasten met historische informatie, terwijl Verseon wel wordt uitgefaseerd. Bijzondere aandacht ging uit naar de metadata: deze werden voorafgaand niet gemapt naar een (extern) metadatamodel. In plaats daarvan werden de metadata in hun oorspronkelijke structuur en betekenis als XML-documenten uit Verseon geëxporteerd. Samen met de bijhorende documenten vormen deze XML-documenten de informatiepakketten die vervolgens in het archief werden opgenomen. Hiermee kregen ze de status van archival information packages (AIP). Tijdens de opnamestap werden de informatiepakketten immers volledig geautomatiseerd verrijkt met de metadata die van hen een AIP maakt. Dit AIP wordt tijdens de opname voorzien van een unieke referentie. Deze referentie is gelinkt aan het archievenoverzicht en wordt daar uitgebreid met de nodige metagegevens: naam van het dossier, begin-  en sluitingsdatum, en eventuele aanvullende gegevens zoals de vernietigingsdatum, of er auteursrechtbepalingen van kracht zijn en openbaarheidsbeperkingen : deze metagegevens worden ook weer opgeslagen in het AIP.
De toegepaste werkwijze verschilt niet zo heel veel van hoe archiefdiensten papieren archieven opnemen, beheren en toegankelijk maken. Dat is ook het mooie van de hele aanpak. Voorbeelden van de uiterlijke representatie van de archieven die inmiddels met behulp van Atomis toegankelijk zijn gemaakt, zijn te vinden op www.atomis.be. Dit maakt de systematiek ook zo aantrekkelijk, omdat deze vertrouwd overkomt: er is geen lang leertraject nodig om met deze software te kunnen werken. De software maakt het tevens goed mogelijk om via een zoekmachine door alle zaken/dossiers te zoeken op individuele documenten of groepen van documenten. Vanuit de inventaris is het dossier op te roepen, indien iemand hiertoe rechten heeft. Het informatieobject kan worden gelezen of gekopieerd voor hergebruik.

Nu de bestuurlijke besluitvormingsstukken zijn veilig gesteld, gaat Echt-Susteren verder met andere verzamelingen informatie, want er is nog veel digitaal veilig te stellen. We werken aan de afbouw van applicaties, die buiten gebruik worden gesteld en selecteren de waardevolle digitale informatie. Die archiveren we op een duurzame manier, gestructureerd en voorzien van metadata, zodat deze later eventueel snel naar om het even welk e-depot kan worden overgebracht.

Dit betekent dat de gemeente een duidelijke keuze heeft gemaakt voor de digitale toekomst en kiest voor ‘digitaal, tenzij’. Deze keuze houdt in dat de hybride situatie, waarin nog papieren dossiers werden gemaakt, binnen een jaar wordt afgebouwd en de recordbeheerders worden opgeleid om in een volledig digitale omgeving hun beheerstaken uit te kunnen voeren. En zo komen we steeds dichter bij de situatie waarin we voldoen aan de definitie van wat een digitaal archief eigenlijk is, zoals in de kop van dit artikel verwoord.
De volgende stap in het proces is om bij de afdelingen op de gemeenschappelijke schijven de dossiers te signaleren die in aanmerking komen voor overdracht naar het digitaal depot, nadat schoning van de dossiers heeft plaatsgevonden. Er is ook nog veel papieren materiaal op orde te brengen en compleet te maken voordat het digitaal kan worden gemaakt en opgenomen in het e-depot. Het begin is echter gemaakt en de proef bewijst dat het mogelijk is om met beperkte menskracht en sterk gereduceerde financiële inspanning een resultaat te bereiken dat de toets der kritiek kan weerstaan.
En zo heeft Nederland een eerste digitaal archief naar Antwerps model. 

NB. De RMTool, de KlasseerTool/ClassiFiler en ATOMIS worden op de markt gebracht door VHIC. Zie o.a. www.jeschijftelijf.nl en www.vhic.nl .

Geen opmerkingen:

Een reactie posten