Bereikbaarheid

Digitaal archiveren is niet meer te stuiten en het zal niet lang meer duren of alle informatie is in principe digitaal aanwezig. Wat digitaal is aangemaakt, zal digitaal worden verspreid, opgeslagen, bewerkt en hergebruikt.
Steeds vaker vindt de opslag van informatie en software plaats in de cloud. Dit betekent dat software en bestanden opgeborgen zijn ergens, in een datacentrum of in meerdere datacentra, waar ook ter wereld. De manier waarop de informatie is opgeslagen, garandeert dat deze duurzaam toegankelijk is, wordt ons verzekerd.

Maar toch: in de cloud schuilt volgens mij een groot gevaar. De brand waardoor Vodafone is getroffen geeft aan hoe kwetsbaar de maatschappij wordt. Het taxibedrijf, nu al twee dagen dag zonder telefoonverbinding, is zonder inkomsten.
Wat gebeurt er wanneer uw organisatie twee dagen onbereikbaar is, en zowel software als gegevensbronnen niet kan bereiken?

Ik moet er niet aan denken!

Steeds afhankelijker worden we van techniek die weliswaar gebruikersvriendelijker wordt, maar daarmee ook steeds complexer “onder de motorkap”. Dit is ook bij informatiemanagement het geval. Er zijn goede maatregelen genomen voor backups en uitwijkcentra, hoewel: wat als de verbindingen uitvallen….

Steeds meer informatie wordt gekoppeld. Bij meerdere overheden vindt koppeling plaats van bestanden, waarbij eigenlijk regels nodig zijn uit oogpunt van information governance die aangeven wanneer wel en wanneer gegevens niet gekoppeld mogen worden en wie er van bepaalde databases onder welke omstandigheden gebruik mag maken.

En als laatste punt van zorg: steeds meer data wordt open toegankelijk. Waar vroeger de informatie ook openbaar was, maar dan wel met een loketbeambte die enigszins kon inschatten welk gebruik er van de informatie gemaakt zou gaan worden, is deze laatste barrière verdwenen. Zo hoorde ik onlangs van een serie inbraken die geraamd waren van achter de computer, waar de bouwtekeningen van een huizencomplex waren doorgenomen en zo de vluchtweg was uitgestippeld- over de platte daken naar een achterliggende steeg. De dieven wisten precies hoe ze in huis konden komen en hoe ze via de daken gemakkelijk andere huizen konden bereiken. Griezelig vind ik dat.

Digitaal archiveren: het is niet te stuiten. Dit betekent dat zaken na afhandeling direct opgeslagen kunnen worden in een e-depot. Op verschillende plaatsen zie je zulke depots ontstaan. De ED3-richtlijn hiervoor is onlangs opnieuw onder de loep genomen en is momenteel beschikbaar voor commentaar.
Als die e-depots er zijn en je doet eraan mee, hoef je dus als organisatie geen eigen voorziening (RMA) meer te hebben. Dit betekent dat er onderhandelingsruimte komt om de prijs van het DMS naar beneden bij te stellen. Of je slaat zaken dubbel op, waarmee je wel door kunt werken als de externe verbindingen wegvallen. Of dat een legitieme reden is? Ik geef u te denken.