Information Governance- informatiehuishouding als borging van behoorlijk bestuur

Organisaties van vandaag maken stormachtige ontwikkelingen door die de manier waarop we met informatie omgaan drastisch zullen veranderen. Er zijn twee stromingen die met elkaar botsen: het verantwoordingsmodel zoals dit door Angelsaksische landen wordt gebruikt en het Rijnlandse model, wat gerepresenteerd wordt in het Nieuwe Werken.

De Angelsaksische manier van werken is gebaseerd op werkprocesbeschrijvingen, protocollen, handleidingen, functiebeschrijvingen, werkverdeling met gedetailleerde instructies, die zich vertalen in geautomatiseerde business rules, lopende banden van werkprocessen en in het semi-automatische, zaakgerichte werken, waarin documenten voorzien worden van een zaaknummer, zodat zij als zaak zijn terug te roepen en te volgen. In deze manier van werken wordt alle toeval zo veel mogelijk uitgesloten, worden de handboeken daarom alsmaar dikker en raakt de organisatie steeds meer geformaliseerd.

Deze manier van werken is in strijd met de Europese –Rijnlandse- traditie die wordt gerepresenteerd in een manier van werken die flexibiliteit zoekt, de medewerker zelfsturing belooft en hem of haar opleidt tot taakvolwassenheid. Informatie is nodig om het werk te kunnen uitvoeren. Dit stelt uiteraard eisen aan die informatie.

Het is geen echte strijd tussen twee modellen, waar elke organisatie al onderdelen van de twee modellen in zich draagt en dat zal blijven doen. Zwart-wit gesproken is het Angelsaksische model gebaseerd op wantrouwen, met managers die beslissen op basis van spreadsheets, waar targets worden gesteld en waar continue gemeten wordt aan de hand van boekhoudkundige prognoses, waar voortdurende verantwoording wordt verwacht, waar bevelen zonder protest uitgevoerd dienen te worden en waarin geen plaats is voor creativiteit, omdat creativiteit onzekerheid met zich meebrengt.

In het Rijnlandse model echter geven managers vertrouwen aan hun medewerkers, leiden hen op tot zelfsturende teams van taakvolwassen professionals die zichzelf kunnen ontplooien en bevorderen zij creativiteit en vernieuwing.

Information Governance zou wel eens de brug kunnen slaan tussen de twee modellen. Het Angelsaksische model past niet goed op de Nederlandse organisatie en maakt werken minder aantrekkelijk.
Dit alles dient in het toekomstperspectief geplaatst te worden, waarbij van de tien huidige ambtenaren er tot 2020 drie zullen uitstromen wegens pensionering, en nog eens vier zullen afvloeien wegens andere redenen. Er komen aanzienlijk minder krachten op de arbeidsmarkt, die een keuze maken uit een divers aanbod aan organisaties. Daarom moeten deze aantrekkelijk blijven voor de toekomstige werknemer. Dit betekent dat alle routinewerkzaamheden worden geautomatiseerd en de creatieve factor steeds belangrijker zal worden: zo blijft werk een uitdaging. De grote uittocht van overheidspersoneel kan goed met automatisering worden opgevangen.

Het is een wisselwerking: nieuwe businessmodellen komen op, zie bijvoorbeeld de opmars van de internetwinkels. Hierdoor verandert het gebruik van informatie. De manier waarop informatie wordt aangeboden, verwerkt en gebruikt verandert op haar beurt de organisatie. Sociale media hebben een grote impact op de manier van werken. Dit werd in 2005 ingezet door Bill Gates in zijn boek The Road Ahead.

Er bestaat een toenemende behoefte om de waarde van informatie beter tot uitdrukking te brengen. Bedrijven zullen informatie meer en meer als kapitaalfactor gaan zien en zullen informatie uiteindelijk ook op de balans gaan brengen, omdat deze cruciaal is voor het functioneren en waarde vertegenwoordigt.
Dit dient echter met de nodige omzichtigheid te geschieden. In het vorige decennium zijn grove fouten gemaakt met het waarderen van goodwill en is informatie gemanipuleerd, met name in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mensen ernstig benadeeld doordat doelbewust de waarde van een onderneming werd opgevijzeld.

Informatie en de systemen waarin informatie wordt behandeld zijn kritische succesfactoren geworden voor nagenoeg alle organisaties, ook voor overheden. Gemeenten worden in 2015 hét overheidsloket, reden om versneld de informatiehuishouding te moderniseren. Zo wordt ook de vergrijzing opgevangen. Toegang tot betrouwbare informatie is een onmisbaar onderdeel geworden van de bedrijfsvoering, in steeds meer organisaties is informatie de bedrijfsvoering.

De waarde van het product informatie is de laatste jaren sterk gegroeid. We worden er steeds afhankelijker van. Willen organisaties competitief blijven in de wereldmarkt dan zullen zij constant hun informatiehuishouding moeten verbeteren, maar tegelijkertijd kosten moeten terugdringen. Dit betekent dat in de toekomst het aantal informatiesystemen teruggebracht zal moeten worden, terwijl management en medewerkers van deze systemen steeds afhankelijker worden. Extra complicerend is dat de systemen zelf steeds meer blootgesteld worden aan risico’s die het voortbestaan van ondernemingen in gevaar kan brengen.

Om die reden is het belangrijk om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Wij presenteren hiervoor een handzaam kader dat we information governance noemen. Het gaat daarbij om meer dan alleen risicobeheersing binnen de informatiehuishouding en het brengen van de organisatie in overeenstemming met wet- en regelgeving, al is het inrichten van de huishouding, met alle normen, regels en procedures van dien, een basisvoorwaarde om mee te beginnen.