Documentaire informatievoorziening - u weet wel, dat vakgebied van informatiespecialisten dat op het punt staat te verdwijnen- verandert voor steeds meer managers van utopie in een nachtmerrie. Wellicht dat daarom DIV-afdelingen moeten verdwijnen: wat niet weet, wat niet deert, en waarom zouden we kwaliteit toevoegen aan kansloze werkprocessen, die ook uitgevoerd kunnen worden door intelligente medewerkers op de werkvloer?
Ondertussen verdwijnt in veel organisaties de grip op de informatiehuishouding. Doordat men niet duidelijk heeft gekozen voor "alles digitaal, tenzij" lopen medewerkers vast in een woud van halve papieren dossiers, e-mailverzamelingen en digitale documenten die dan weer in een DMS, dan weer in een mappenstructuur zijn ondergebracht. Waarom zouden we nog documenten bundelen tot zaken en die zaken een context geven? De automatisering lost alle problemen in de toekomst op. Tien jaar geleden wisten we toch ook nog niet dat er ooit tablets zouden zijn, we benaderen met spraakherkenning inmiddels een perfectie die gelijk staat aan de mens, we beheren miljarden documenten op een vingertop, we kunnen met intelligentie e-mail en social media zodanig filteren dat we een terreuraanslag voorkomen. Dus het terugvinden van informatie lukt ook wel tegen de tijd dat we het nodig hebben: chaos creëert immers orde!
Informatievoorziening blijft uiteraard het toegankelijk maken, ordenen, beschikbaar stellen en bewaren van informatie zolang als deze nodig is in de bedrijfsprocessen, en eventueel daarna vanuit bewijs- en verantwoording of omwille van historische motieven.
Het gaat al lang niet meer om alleen die documenten die in een DMS zijn ondergebracht, in een zaaksysteem of een CMS. De digitale informatiehuishouding bestaat uit alle systemen in de organisatie samen, en vanuit al deze systemen moet die informatiehuishouding worden beheerd. We denken dan aan een financieel systeem, de geo-formatie, het personeelssysteem, het vergunningensysteem, het cliëntensysteem, het kassasysteem, het contractensysteem: noem maar op. Het gaat om informatieobjecten met hun metadata, de informatiepakketten die volgens de principes van de duurzame toegankelijkheid worden verzorgd, waarbij logfiles feilloos registreren welke handelingen er met welke informatie is verricht. Archiveren in organisaties is een complexe zaak geworden, waarbij geld even snel wordt verkwist als in het verleidelijkste casino. Waarbij een veelheid van systemen wordt gebruikt voor een veelheid aan werkprocessen, of één zaaksysteem voor alle, of een combinatie van beide. Dit vraagt om een heldere structurering en een doordachte ordenings- en toegankelijkheidsstructuur. Wie dit niet beseft, verliest de strijd en belandt in een digitale chaos. Maar chaos creëert orde!
Digitale informatiesystemen worden vaak ingezet vanuit de idee: alles of niets: we kopen een systeem en that's all. Dat is in complexe kennisintensieve organisaties -en welke organisatie is dat niet tegenwoordig- niet aan te bevelen. Beter is het om een inventarisatie te houden welke systemen er zijn, welke bestanden daarmee worden aangestuurd en op welke platforms deze werken. Vanuit die inventarisatie, die we vastleggen in een Informatiebeheerplan (ook wel documentair structuurplan genoemd), kunnen we bepalen of informatie in de systemen die we beheren, daar kan blijven gedurende de levensperiode van het systeem, of moet worden overgezet naar een ander platform, bijvoorbeeld een e-depot. We kunnen dan werkproces voor werkproces de digitale situatie bewerken, in nauwe samenwerking met de lijnmedewerkers die de informatie ontvangen of aanmaken, verwerken, en moeten terugvinden. Alle werkprocessen in één keer digitaal maken is slechts in weinig organisaties gelukt; vaak leidt het tot een informatiekluwen, waar je niet gemakkelijk uitkomt: hoe ga je in het proces bijvoorbeeld om met de invoering van het webformulier dat het werkproces triggert, met tekeningen, met specifieke documenttypen, welke standaarden gebruik je, welke schermen ontwerp je? Bij deze werkprocesgewijze aanpak kan in één keer de nog steeds noodzakelijke dossierinformatie worden meegenomen en is er dus per direct de basis voor digitale archivering aanwezig. Zo creëert u orde.
Niet alleen bij de procesmedewerkers ontstaan problemen. Wat te denken van de secretariaten, waar steeds meer administratieve werkzaamheden gedumpt worden waar de lijnmedewerkers geen tijd meer voor hebben of die zij niet meer willen doen. In de haast van de dag volgen onvolledige registraties, dus onbetrouwbare metadatasets. We laten steeds vaker spelden vallen in de hooiberg. En zoals de milieuproblematiek de poolkappen doet smelten, zo groeien de informatiebergen, waarvan we slechts het topje beheersen. Steeds meer informatie is redundant, obsolete en trivial en valt buiten het werkgebied van de informatiespecialist. Chaos is het gevolg, nu en in de toekomst.
Er is daarom nog een hoop te doen voor kwalitatief hoogwaardige DIV-afdelingen. Organisaties die menen dat informatiespecialisten niet nodig zijn, zullen van een koude kermis thuiskomen. Waar zij zouden kunnen genieten van orde, zal chaos hun deel zijn.
En dat is jammer. Heel jammer.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten