Selectie van digitale documenten- een must!

Voor een organisatie schrijf ik een business case over wat documentbeheer (noem het records management, maar toch: ICT hoort liever dat ik over documenten spreek, want daar ligt het probleem) oplevert voor de organisatie.

In harde euro’s. In schijven, servers en cloudhuur dus.

De kosten van de opslag van al die documenten die al jaren worden bewaard –en het worden er steeds meer- zijn versleuteld in de werkplekkosten en niet boven tafel te halen, wordt mij verteld.

Er is nooit gekeken of al die informatie ook werkelijk nodig is en blijft: bytheway  ICT heeft tot taak te garanderen dat alles aanwezig blijft, maar niet om te selecteren wat weg kan.

Wat de beheerkosten van een GB of een TB op jaarbasis zijn, is dus niet zomaar te zeggen.

Maar waar maken we ons druk om. Die opslagkosten zijn toch niet zo veel, een schijf van 3 TB koop je zo bij de Mediamarkt voor honderd neuro’s of euri, we hadden het er al eerder over.

De organisatie waar ik werk heeft 1 Terabyte aan documenten in beheer. Even snel gerekend zijn dat 58 miljoen pagina’s A4.

U kent de Eifeltoren? 324 meter hoog.

Mét antenne.

Zet er achttien op elkaar en je hebt de hoogte van de stapel pagina’s A4. 5,5 kilometer.

Hoe hoog schat u het aantal kopieën in die documentenmassa?

We zochten het voor u uit: 90% van de documenten bestaat uit kopieën.

Dus: 10% is slechts origineel.

Van die 10% kan 80% worden vernietigd, volgens de geldende selectielijst.

Dus hoeven we uiteindelijk maar 2% aan digitale informatie te bewaren.

Dat scheelt nogal, een backup maken van die 2% of de oorspronkelijke 100% in optimale conditie houden!

Digitale informatie selecteren? Sorry, dat is niet meer van deze tijd, hoor ik zelfs af en toe archivarissen verkondigen. Alles bewaren, het kost toch niks! Big Data! Data Mining!

Natuurlijk, je moet wel aan data discovery doen wil je nog iets kunnen terugvinden in de data jungle van meerdere versies, in meerdere bestandsformaten. data exploring, data exploding, data disaster.

Denk je nou echt dat elk document te voorschijn gegoocheld kan worden, in context?

Wij gaan in een organisatie digitale informatie selecteren. Wij gaan hiermee per jaar een hoog bedrag aan beheerkosten besparen. We gaan risico’s verminderen. Wij hebben het management kunnen overtuigen dat inziet dat selectie van informatie inderdaad loont.

Wij geloven in records managers/documentbeheerders die hun salaris dubbel en dwars waard zijn door de besparingen die ze een organisatie opleveren. Die weten dat hun taak bestaat uit het elimineren van de ongebreidelde kopieënstromen in de organisatie. Die hun management vertellen hoeveel besparingen mogelijk zijn- niet alleen in opslagkosten, jaar na jaar, maar ook in de tijd die gemoeid is met vruchteloos zoeken- en dan toch uitkomen bij een verkeerde versie. Die niet alleen kijken naar ‘hun’ DMS, maar vooral naar de vakapplicaties, naar het inperken van de mailboxen, de persoonlijke- en afdelingsschijven.

Records management: het blijft een intrigerend vak met toekomst.