foto: chaos op de tafel bij bezoek van kleinzoon Jesse. Er is een verkeersopstopping.
Alles moet gericht zijn op één ding: tijd besparen van de
gebruiker. De gebruiker van informatie zo snel mogelijk leiden naar zijn of
haar informatie. Informatie die betrouwbaar moet zijn, dus de ware inhoud moet
bevatten, en zodanig opgeslagen dat deze ook betrouwbaar blijft zolang de
informatie nodig is.
Daarvoor hebben we een aantal zaken in de gaten te houden.
De verantwoordings- en bewijsinformatie veilig stellen is de eerste en
belangrijkste. Dat zijn niet alleen documenten, zaken en metagegevens die voor een langere duur (voor
eeuwig of misschien zelfs langer) moeten worden bewaard (in overheidstermen: de
blijvend te bewaren zaken): het kunnen ook gegevens zijn met een zeer tijdelijke
waarde: zodra deze gegevens nodig zijn, moeten ze geleverd kunnen worden.
Wat hebben we nodig om dit te organiseren?
Als eerste: een management dat het belang van een goede
informatievoorziening inziet. Die dit niet alleen met de lippen belijdt en
daarna rücksichtlos schrapt in ondersteunende taken, maar die goed nadenkt over
hoe de informatiehuishouding georganiseerd hoort te worden. Die inschat welke
risico’s het wil lopen door op cruciale momenten zonder informatie te zitten. Wil je geen risico? Neem dan ook maatregelen en organiseer de informatiehuishouding!
Die informatievoorziening dient gevat te worden in regels.
Zo simpel mogelijk, zodat het als het ware een tweede natuur wordt om de regels
toe te passen. Maak het de medewerkers zo gemakkelijk dat ze als
vanzelfsprekend documenten aanmaken, opslaan, terugvinden en kunnen hergebruiken zonder dat het origineel wordt aangetast. Ranganathan noemde
dit ooit ‘Save the time of the user’
toen hij zijn Vijf Wetten
voor de Bibliotheekwetenschap beschreef. Lees ze maar eens na. Beetje
filosofisch, maar zijn tijd ver vooruit. Lees in dit verband ook Vijf
wetten voor de bibliotheekwetenschap hertaald en laat je inspireren.
Regels zijn onder andere: hoe maak ik een document, hoe
regel ik het versiebeheer, hoe en waar sla ik een document op, wat doe ik als
een zaak is afgehandeld, wanneer wordt deze zaak vernietigd.
Om die regels te kunnen toepassen zul je een specialist nodig hebben, die zorgt voor
het overzicht (afdelingen kunnen verschillende ordeningsmethoden en –systemen hebben,
die leg je vast in een Informatie Structuurplan, ook wel DSP genoemd), die zorgt
voor controle (dat iedereen zich aan de regels houdt), die zorgt voor de verwerking
van wat niet meer nodig is. Om dat overzicht te houden maak je afspraken met
gebruikers. Die leg je vast in een Ordeningsplan, in een Bewaartermijnenlijst
en in de Rechtenstructuur. Je legt werkinstructies vast hoe procedures lopen,
zoals het vernietigingsproces. Je zorgt voor continuïteit door steeds vaste tijden af te spreken voor controle, voor nabewerking, voor afvoer, voor vernietiging. Plan, Do, Check Act: hier is Deming's kwaliteitscyclus weer!
.
Nu heb je meteen de beveiliging van de informatie geregeld. Je
weet ook vrij snel waar je als organisatie risico’s loopt; in hoeverre de
afdelingen hun informatiebeheer serieus nemen of niet. Deze documenten worden
in overleg met de afdelingen samengesteld; de rol van de records manager is dan
ook voor een belangrijk deel gebaseerd op communicatie. Zorg zo veel mogelijk dat
deze taken worden geautomatiseerd en maak de processen LEAN.
Bespaar de gebruiker zo veel mogelijk tijd. Op die manier
verdient een afdeling Informatiebeheer zijn geld dubbel en dwars terug.
Besparingen zijn ook aantoonbaar: elke Gigabyte minder bespaart 1000 euro aan
beheerskosten.
In een workshop zei
iemand me onlangs: “Vroeger was ik 25% van mijn tijd kwijt aan administratie en
75% kon ik gewoon mijn werk doen. Nu is dat omgekeerd.” Mijn ervaring is dat
dit in veel organisaties zo is en dat er tot op het bot is gesneden. En als je niet oppast, doet dat blijvend pijn.
Tijd dus om tijd te besparen bij deze mensen…. en administratieve
processen tot het minimale terug te dringen.
Kan iedereen weer gewoon de dingen doen waarin hij of zij
goed is.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten