Rekensommetjes

Ik ben dol op rekensommetjes. Veel zaken zijn in geld uit te drukken, waarmee je de zaak een bepaalde waardering geeft. Geld kun je doorgaans maar één keer uitgeven, en aangezien de meeste mensen geld als een schaars goed kennen en meer verlangens hebben dan zij met dit geld kunnen verwezenlijken, moeten zij keuzes maken. 
Als je weet wat iets kost, kun je ook bepalen of je het de prijs waard vindt, hoe subjectief een waardebeleving ook is. Bij toenemende schaarste wordt de vraag of iets de moeite waard is, alleen maar belangrijker: hebben we minder uit te geven, dan willen we weten dat het geld dat we uitgeven, zinvol wordt besteed. 

Dat geldt zeker voor de kosten van het bewaren van informatie. De meeste mensen staan er niet bij stil dat informatie bewaren geld kost door het gratis aanbod dat door leveranciers wordt gedaan. Toch begint het besef wel te komen. Bij een klant kreeg ik onlangs een bericht onder ogen waarin systeembeheer vroeg om het aantal foto's te verminderen, want die namen inmiddels toch wel erg veel ruimte in beslag: het eerste bericht van die strekking gedurende de afgelopen twintig jaar.

De opslag van informatie kost ruimte en ruimte kost geld. Laten we naar aanleiding daarvan samen eens een kleine rekenoefening doen, gewoon aan de hand van wat -bijvoorbeeld- foto's eigenlijk aan opslag kosten als je deze bewaart als organisatie. Ik bedoel niet de gratis opslagcapaciteit die je krijgt via allerlei aanbieders: 25 GB heb je zo te pakken en als je het aardig inkleedt, kun je privé heel wat foto's in de Cloud kwijt. En waar foto's staat kun je ook andere documenten noemen, zoals direct zal blijken.

Een foto met standaardresolutie is al snel tussen de 2 en 4 MB qua omvang. 1000 MB (eigenlijk 1024, maar laten we het gemakkelijk houden) is een Gigabyte. 1000 GB is dan weer een Terabyte.

Een GB is dus gelijk aan ongeveer 200 à 250 foto’s. De opslag hiervan in de cloud kost natuurlijk geld. De kosten van huur van een GB aan opslagruimte bij een doorsnee commerciële partij zijn 0,16 per maand oftewel € 1,92 per jaar. 

Dat valt mee, zul je zeggen. Maar even doorrekenen: een voorbeeld uit ons eigen archief. De powerpoints in het Kenniscentrum van VHIC nemen nu 3 TB in beslag. Elk jaar deze powerpoints in de Cloud bewaren kost dus 160 x 12 x 3= € 5.760,- per jaar.

De vraag die je bij deze kosten dus zult stellen is: is de bewaring van wat je opslaat, wel zinnig; wordt het geld zo goed besteed.

Voordat je nu gaat zeggen: de prijzen kloppen niet, waarop zijn deze bedragen gebaseerd (gewoon eens gevraagd aan een commerciële partij wat huur van een TB aan ruimte in de Cloud kost) en kan het niet goedkoper- lees verder. 

In internationale archiefkringen wordt nog heel anders tegen deze kosten aangekeken, wat blijkt uit gegevens die afkomstig zijn uit een in 2012 gehouden seminar. 

De kosten van opslag van een Terabyte worden daar als volgt becijferd. Wil je het nalezen: het staat op dia 3.

opslag bij Amazon: $ 1000 per TB per jaar;

opslag bij Apple: $ 2.000 per TB per jaar;

opslag in Dropbox: $ 1.980 per TB per jaar;

opslag bij Google: $ 1.200 per TB per jaar;

Microsoft: $ 500 per TB per jaar. 

Opslag in een repository (een digitaal depot):

Princeton Dataspace Center: $ 6.000 per TB "voor altijd";

USC Digital Repository: $ 1.000 per TB voor een periode van 20 jaar.

Dit gaat slechts over KALE opslag, zonder verder beheer. Daar kunnen nog additionele kosten bijkomen (zie dia 5):

Daarmee kunnen de “total costs of ownership” (TCO) wel oplopen tot $16,000 per terabyte, afhankelijk van allerlei additionele kosten. Niet is aangegeven of dit per jaar is, of geldt voor de totale bewaartermijn van de informatieobjecten.

Nog wat vuistregels uit de workshop:         

• De kosten van kale opslag zullen blijven dalen, maar niet meer zo hard als de afgelopen jaren. De technici lopen momenteel tegen natuurkundige grenzen aan bij het ontwikkelen van opslagmedia die nog meer data aankunnen (“density”);
• Over het algemeen zijn de kosten voor het verschaffen van toegang vele malen hoger dan die voor opslag. Ook daar zijn veel variabelen in het spel die algemene regels voor kostenberekening lastig maken;
• Er kunnen veel kosten bespaard worden door al bij creatie van de data te zorgen voor goede metadata. Als die later nog moeten worden toegevoegd, kost dat vele malen meer.

Alhoewel de kosten van opslag blijven dalen, blijven ze wel hoog. Een gemeente waar ik onlangs sprak, heeft 35 TB extra gehuurd voor de komende 5 jaar. Bij Microsoft had dit dus voor 35 TB over 5 jaar x $ 500 gekost, oftewel $ 87.500. 

En hoeveel van deze informatie kan worden geselecteerd voor vernietiging?

Het hoofd ICT van die gemeente vertelde me dat zij, sinds de start van de automatisering, nog nooit gegevens hebben geselecteerd voor vernietiging. Er is nog nooit iets weggegooid: alle digitale informatie wordt bewaard. Toen ik dit bij meerdere organisaties navroeg, ontstond een algemeen beeld: ICT bewaart tot iemand zegt: dit kan weg.
Dat laatste wordt echter nooit gezegd.

Managers en bestuurders zijn zich van deze kosten niet bewust. Organisaties slaan vaak veel te veel informatie op en bewaren het te lang. Dat is niet alleen zo in de papieren situatie –in een archiefbewaarplaats betaal je ook al snel 100 euro per strekkende meter per jaar- dat is zeker ook in de digitale wereld- en die kosten nemen alleen maar toe naarmate er meer beveiligingsmaatregelen moeten worden genomen en de duurzaamheid van de documenten zwaardere eisen stelt.  Zo er al een selectielijst is, dan wordt die niet gehanteerd voor digitale informatie. 
En dat is dus waar recordmanagement/documentbeheer voor staat in organisaties: bepalen wat het waard is bewaard te blijven en zorgen dat vernietigd wordt wat mag en wat moet. 

link naar DEN voor seminar:  http://www.ncdd.nl/blog/?page_id=533