Informatiehuishouding is het geheel aan regels,
structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van
informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten,
verstrekken en vernietigen van informatie.
De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Daarvoor is doorgaans een afdeling Informatiebeheer mede verantwoordelijk, want de basisverantwoordelijkheid ligt bij de personen die het werkproces uitvoeren. Op het moment dat het werkproces start dient de informatie die op dat moment bekend is te zijn ingebed in een solide werkproces. Bij de inrichting van het werkproces wordt de archivering meegenomen, dit noemen we archivering by design. Als het werkproces eindigt dient het dossier, de gegevensverzameling waaronder allerlei vormen van documenten hiervan te worden beoordeeld op de waarde die het nog heeft voor hergebruik, voor bewijs en verantwoording. Die waarde kan tijdelijk zijn of eeuwig. Dit wordt bepaald in de selectielijst. Informatiebeheer regelt de verdere afwikkeling van dit proces en ontzorgt de afdelingen op dit gebied.
De beheerde gegevens dienen in eerste instantie voor bewijs, verantwoording en naslag. Deze gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties, een database en zelfs een gescand bierviltje met afspraken (al zul je die niet veel meer tegenkomen). De wet noemt dit ‘ongeacht de vorm”. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar.
Een goed ingerichte informatiehuishouding zorgt ervoor dat de juiste documenten op het juiste moment, in de juiste vorm en samenstelling, voor de juiste medewerkers gemakkelijk en snel beschikbaar zijn. Bovendien worden documenten, zodra ze niet langer nodig zijn, tijdig en volgens vaste procedures vernietigd.
De informatiehuishouding is gebaseerd op inhoudelijke kaders, waarbij het archiefsysteem centraal staat. Dit systeem, ook wel bekend als het recordkeeping system, vormt het fundament voor het archiveren van informatie binnen een organisatie. Het omvat alle documenten, metagegevens, processen, procedures, kennis, regels, middelen (waaronder de informatiesystemen) en mensen die bijdragen aan het waarborgen van betrouwbare en duurzame informatie voor bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording. Betrouwbaarheid en duurzaamheid zijn daarbij als belangrijkste eisen vastgelegd in de informatiewetgeving.
Het archiefsysteem biedt organisaties een raamwerk voor het formuleren van functionele en technische eisen voor het beheer van zowel analoge als digitale archieven. Deze eisen zijn vastgelegd in de NEN-ISO norm 16175. Binnen het archiefsysteem onderscheiden we zeven belangrijke processen: opnemen, bewaren, ordenen, beschrijven, beschikbaar stellen, waarderen, selecteren en verwijderen van informatie.
De informatiehuishouding is het werkterrein van wat steeds vaker het team Informatiebeheer wordt genoemd. Dit team ondersteunt medewerkers bij het inrichten van archiveringsprocessen in systemen en procedures. De informatiehuishouding bepaalt de regels van het archiefsysteem en ziet toe op de naleving daarvan. Ook hiervoor geldt een kwaliteitsnorm, de NEN-ISO norm 15489.
Het team IB zorgt ervoor dat het archiveren goed geïntegreerd is in de werkprocessen, procedures en systemen. Het signaleert dubbele informatiebestanden en helpt deze te voorkomen. Door het archiveren goed te organiseren, maakt het team werkprocessen efficiënter, waardoor documenten snel terug te vinden zijn. Dit is een taak die continue aandacht en aanpassing vereist. Daarnaast stimuleert het team dat medewerkers hun zaken correct afsluiten, dat het dossier op orde is na afsluiting en dat afgesloten zaken na de bewaartermijn worden vernietigd of overgebracht naar een archiefdienst.
De taken op het gebied van informatiebeheer leiden tot drie verantwoordelijkheden.
1. Technisch beheer (ICT): zorgt voor de technische infrastructuur, zoals servers, netwerken, pc’s, printers, telefoons, besturingssystemen, bekabeling en software.
2. Functioneel beheer (ICT): onderhoudt en past (vak)applicaties aan, fungeert als schakel tussen technisch beheer en gebruikers, lost gebruikersproblemen op, test nieuwe versies, beheert gebruikersrechten en vertaalt gebruikersbehoeften naar ICT-ondersteuning.
3. Inhoudelijk beheer (IB): toetst de kwaliteit van informatie en adviseert over de inrichting van de informatiehuishouding volgens wetgeving en richtlijnen. Dit omvat de bewaking van de correcte opslag, afhandeling en verslaglegging van zaken, de toepassing van de juiste openbaarheidscriteria en volledigheid van informatie en de duurzame opslag en correcte vernietiging van informatie.
Dit inhoudelijk beheer kent drie fasen:
o Bewerking: informatie wordt bewerkt onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.
o Voltooiing: de afdeling Informatiebeheer voert voor afgeronde dossiers een kwaliteitscontrole uit en maakt deze gereed voor overbrenging of voor toekomstige vernietiging.
o Overbrenging: de afdeling Informatiebeheer zorgt voor publicatie van de informatie, voorziet deze van aanvullende metadata en brengt deze over naar het Gemeentearchief indien de informatie van blijvende waarde is.
Een belangrijk, recent rapport over de informatiehuishouding van het Rijk in 2030 geeft mogelijkheden om als team IB mogelijk nieuwe vormen van beheer te verkennen. Het beschrijft de trends die de toekomstige informatiehuishouding van de overheid beïnvloeden. Belangrijk zijn de exponentiële toename van data, de integratie van algoritmes en kunstmatige intelligentie, de groeiende nadruk op digitale soevereiniteit en de behoefte aan transparantie en veiligheid. Deze ontwikkelingen vragen nieuwe visies op het verzamelen, beheren en delen van informatie binnen de overheid. Uitdagingen voldoende, en verre van saai!
De gewenste informatiehuishouding voor 2030 richt zich op flexibiliteit en aanpassingsvermogen, met nadruk op openheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie. In het rapport worden een aantal mogelijke beroepenrichtingen geschetst voor de informatieprofessional om deze visie te realiseren:
- Digiminimalist: helpt bij het beheren van digitale overvloed;
- Datahoeder: waarborgt de kwaliteit en houdbaarheid van data;
- Dataprototyper: test de consequenties van datagedreven werken;
- Beleidsarcheoloog: reconstrueert het verleden met behulp van data;
- Beleidsbiograaf: volgt de ontwikkeling van beleid en documenteert deze;
- Zwermfacilitator: coördineert interdisciplinaire netwerken van professionals en AI;
- Verhaalhaler: beschermt de informatierechten van burgers;
- Verbeelddenker: maakt complexe informatie visueel toegankelijk;
- Rijksscenarist: maakt grote verhalen voor de toekomst inleefbaar in verhalen, films en games.
Om de gewenste veranderingen te bewerkstelligen, stelt het rapport verschillende transitiepaden voor, zoals het ontwikkelen van nieuwe competenties door middel van training en onderwijs, het opzetten van experimentele projecten om nieuwe benaderingen en technologieën te testen, en het blijven leren en aanpassen op basis van feedback en resultaten. Het is bovendien noodzakelijk dat draagvlak binnen alle lagen van de organisatie wordt gecreëerd en dat stakeholders bij dit veranderproces worden betrokken.
De Reframing Methode dient als leidraad in dit rapport. Het reframen houdt in dat ontwerpers zich bewust zijn van aannames, zodat ze vrij kunnen ontwerpen, zonder vooraf bepaalde ideeën over een eindresultaat. Deze toekomstgerichte benadering biedt een kader en praktische handvatten voor de ontwikkeling van een duurzame digitale informatiehuishouding. De aanbevelingen en inzichten zullen worden geïntegreerd in de toekomstige aanpak en plannen van het Rijk om de informatiehuishouding te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van de samenleving.
