Omslag of afslag

Onlangs hadden we het over de Overgang. De omslag in denken: van papier naar digitaal. De consequenties zijn daarvan ingrijpend voor wat ik maar even traditionele afdelingen DIV noem: vanaf nu praat ik uitsluitend over de informatiebeheersfunctie in de organisatie. Al jaren hebben we het erover dat er zo een groot gebied ligt, waar de informatiespecialist zich kan bewijzen:  er zijn meerdere procesapplicaties (zoals voor het financiële proces, Sociale Zaken, geo-informatie) waar tot nu toe het informatiebeheer zich nauwelijks mee heeft bemoeid. Er zijn e-mailboxen, gemeenschappelijke schijven, allerlei handige tools die in de organisatie worden gebruikt, waarin gegevens worden vastgelegd die wellicht ooit moeten dienen voor bewijs en verantwoording, maar nu het werkproces ondersteunen. En ondanks al dit vrije veld waar de informatieprofessional naar hartelust had kunnen ondersteunen, bleef (en in veel organisaties: blijft) DIV zich bezighouden met het enige systeem dat de afdeling kent: het documentmanagementsysteem.

Dit alles terwijl de digitale evolutie verder sluipt.

Terwijl dit nu op de afdeling DIV -eindelijk?- gevoeld wordt. 

Veel uitvoerend werk verdwijnt. Waarom?

·         Papieren dossiers verdwijnen als de organisatie kiest voor digitaal, dus het hierbij horende handwerk ook.

·         Digitale dossiers worden gevuld door de verantwoordelijke in het werkproces, niet meer door een informatiebeheerder.

·         Registratieactiviteiten verminderen, aangezien klanten op e-formulieren zelf hun gegevens zullen registreren: hier gebeurt hetzelfde als bij de banken is gebeurd toen klanten gingen thuisbankieren.

·         Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van geprecodeerde documenten, (semi-)automatisch voorzien van metadata vanuit de zaaktypencatalogus.
·         Naarmate duidelijke keuzes worden gemaakt voor de systemen waarin gegevens en documenten worden aangemaakt en beheerd, zal het bovenstaande ook gaan gelden voor het functioneel beheer: minder pakketten maakt minder noodzakelijke uren functioneel beheer. Wat in de cloud komt, hoeft ook geen beheer meer op eigen servers, dus ook hier zullen minder medewerkers nodig zijn. De gevolgen voor ICT zullen even drastisch zijn als voor DIV.

·         Het zaaksysteem gaat het DMS vervangen. Maar dat is niet alles: afdelingen gaan de hulpmiddelen gebruiken die voor hen het beste werken. Dit moet op een centraal niveau worden beheerst, in een Informatiebeheerplan, wat we ook wel Documentair structuurplan noemen. Ook hier zal werk verschuiven van DIV naar de procesmedewerkers.

Er is een overgangsfase. Gedurende deze fase zijn nog de volgende werkzaamheden te verrichten:

• 1.       Papieren bestanden dienen te worden geschoond, geïnventariseerd en overgebracht. Dat is een éénmalige actie, te vergelijken met  het afsluiten van een archiefblok. Na dit archiefblok werkt de organisatie volledig digitaal.
• 2.       De afdelingsschijven moeten worden nagelopen of zich daar relevante dossiers bevinden die uit bewijs- en verantwoordingsoogpunt moeten worden bewaard.
• 3.       Records/archiefdocumenten moeten aan een aantal eisen voldoen. Records moeten:

1.        .  Authentiek zijn: het document is inderdaad wat het beweert te zijn.
2.           Betrouwbaar: de inhoud is een volledige, accurate weerslag van de transacties, activiteiten of feiten die zijn weergegeven. Daarom kan erop worden vertrouwd.
3.            Integer: het document is volledig en ongewijzigd sinds de vastlegging. Een record moet beschermd worden tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Geautoriseerde toevoegingen of annotaties aan een document worden vastgelegd, bekend is wie ze heeft aangebracht. Elke geautoriseerde toevoeging, wijziging of verwijdering van een record zou expliciet aangegeven en traceerbaar moeten zijn.
4.        Bruikbaar: een bruikbaar record kan gelokaliseerd worden, opgehaald, gepresenteerd en geïnterpreteerd binnen een redelijke termijn.
1. Metadata vormen de essentiële component van elk record. Metadata geven de bedrijfsmatige context van de records weer, de afhankelijkheden en relaties tussen records en recordsystemen en de relaties met ‘agents[1]’ die records maken, beheren en gebruiken.

Wil een organisatie de dienstverlening verbeteren dan vraagt dit om een gegevensbeheer, waarbij de gegevens altijd digitaal beschikbaar zijn. Het vraagt om een omslag in opslag maar vooral een omslag in denken.

Zorg dat het voor u een omslag is, geen afslag.

---

[1] Een agent is een machine of persoon die records maakt, beheert of gebruikt. Door het Internet of Things zullen steeds meer machines, chips e.d. informatie gaan genereren die wordt vastgelegd voor later (her)gebruik.