Een zonnige toekomst!
Enkele citaten uit het kringgesprek in IP van april 2016.
“Het archief bestaat ook eigenlijk niet meer. In de digitale
wereld gaat het om interacties van dataverzamelingen, informatie wordt op een
dynamische wijze aan elkaar verbonden”.
“…personal archiving: medewerkers in een organisatie leggen
hun eigen archief aan en doen dat continu terwijl ze werken. Technologie helpt
bij het selecteren, preserveren en borgen van de toegankelijkheid”
“Het is één grote kluwen van data en daarmee omgaan in
retrospectief wordt dé uitdaging”
“Laten we realistisch zijn, elk digitaal object bevindt zich
op meerdere plekken. Vernietigen wordt dus ook lastig. Vroeger ging iets na de
afgesproken termijn door de versnipperaar en dan was het ook echt weg. Sterker
nog: de backup wordt het archief. Ja, formeel is het document en zijn data
vernietigd. Echter op de een of andere backup staat het nog en wat is dan daar
de rechtsgeldigheid van? En dus is de organisatie er nog steeds op aan te
spreken…”
En zo worden vier pagina’s gedachten uitgewisseld over de
kansen die er liggen voor deze beroepsgroep, die zich lijkt te gaan ontwikkelen
tot informatie-archeologen en achteraf uit de vuilnisbelt, die organisaties hebben
laten ontstaan, de informatie gaan opdiepen die nodig is voor de organisatie om
zich te bewijzen.
Als dat niet ‘met de poten in de blubber staan’ is, dan weet
ik het ook niet meer.
Waarom ben ik zo mismoedig? Het is de gelatenheid. We laten
het allemaal maar gebeuren, zoals informatiespecialisten het de laatste jaren
hebben laten gebeuren. We concentreerden ons op het documentmanagementsysteem,
verplichtten iedereen hiervan gebruik te maken en leunden tevreden achterover:
wat niet in het DMS zat, hoefden we niet te beheren.
En onze collega’s – die hielden hun eigen verzamelingen bij,
net zoals hierboven wordt beschreven. Die ze na afloop van hun project, zelf
vernietigden, of bij DIV dumpten. Div, de afkorting voor Dump Informatie
Vullis.
De organisatie maakte het niet uit. Is er een crisissituatie,
dan gaan we met zijn allen zoeken naar die ene brief, dat ene bonnetje.
Dat inmiddels in die organisaties meer dan twee uur per dag
wordt gezocht naar bonnetjes, notities en juiste versies: wat maakt dat uit?
Het is immers onzichtbaar[1]…
Twee uur zoeken voor een gemiddelde organisatie van 200
mensen, dat kost bij een gemiddeld uurtarief van 50 euro per uur € 5.200.000,-
Als je dit met een kwartiertje per dag kunt verminderen, dan levert je dit al
650.000 structureel per jaar op.
Volgens mij zouden we iets anders moeten doen: de chaos
voorkomen. En hoe? Door een goed recordmanagement in organisaties in te voeren.
Uitgaande van heel eenvoudige principes, die iedereen binnen enkele minuten
snapt, en waarna eigenlijk intuïtief kan worden gewerkt.
Natuurlijk kost dat wat! Gerekend aan die 200 medewerkers
zou je twee recordmanagers moeten hebben op centraal niveau en wat parttime
documentbeheerders op de afdelingen. Zeg dat dat 150.000 euro kost all-in, dan
bespaar je nog altijd een half miljoen structureel op jaarbasis, als dit een
kwartiertje zoektijd oplevert.
Het begint met bewustmaking. Recordmanagement is er niet voor niets. RM zorgt ervoor dat
we bewijs kunnen leveren van ons handelen. Dat we de juiste versie van een
contract hebben, op het moment dat dit nodig is, en dan niet door honderden
emails moeten graven. Dat we een dossier compleet hebben (dat is de neerslag
van een zaak). Dat metadata voor documenten en zaken vooraf automatisch worden
ingeregeld, zodat ze automatisch worden toegekend. Dat werkstromen voorzien
worden van documentstromen die automatisch aan het dossier worden toegevoegd.
Dat dossiers na afloop van een zaak, worden geschoond en van een bewaartermijn
voorzien. Dat we gebruikers helpen om structuur aan te brengen in de warboel
aan informatiebrokjes die ze produceren en krijgen toegeworpen. Dat is hard
werken en actief met gebruikers bezig zijn om hun informatieproblemen op te
lossen. Vaak zelfs om ze bewust te maken van de manier waarop ze nu werken, dat
dit in de toekomst problemen met de verantwoording oplevert.
Na de bewustmaking is er de ondersteuning door het
management. Dat wil doorgaans wel positief besluiten. Maar val ze daarna niet meer lastig. Het
management moet je wel de bevoegdheden geven die je nodig hebt om medewerkers
die niet willen meewerken, aan te pakken. Het gaat immers om de verantwoording
van de organisatie.
Er zijn enkele simpele regels nodig, en de discipline van
alle medewerkers om die simpele regels te volgen. En een politie-agent voor de
mensen die niet willen meedoen. Die regels zijn zo simpel dat mensen ze zelf
hadden kunnen verzinnen. Daar heb je geen TMLO voor nodig.
Ik sprak onlangs met een bedrijfsjurist. Hij meldde een
explosieve groei van het aantal WOB-verzoeken. Maar vooral: het beantwoorden
van deze verzoeken vroeg om veel spitwerk, omdat in de organisatie geen
principes meer golden voor samenwerken in één dossier, voor het opslaan van
relevante documenten in dat dossier. In die organisatie was (nog) geen
recordmanagement.[2]
Het is de keuze: worden we doodgravers die de
informatielijken overal uit de kast gaan halen, of gaan we actief aan de slag
met structuur te brengen in informatie (de slogan van VHIC sinds de oprichting)
en voorkomen we zo die vaak onfrisse lijken.
Voorkomen is beter dan genezen.
Structuur in informatie: het loont de moeite. En er is volop
toekomst voor recordmanagement!
[1] Zie ook het rapport: http://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy met citaat: The average
interaction worker spends an estimated 28 percent of the workweek ... as 35 percent, the time employees spend searching for company information..
[2] Wil je
weten hoe je eenvoudig recordmanagement invoert? Lees dan de Roadmap voor
digitaal informatiebeheer, gratis te downloaden via www.vhic.nl/publicaties
Geen opmerkingen:
Een reactie posten