donderdag 14 april 2016

Heeft informatiebeheer nog toekomst?




Een zonnige toekomst!

Enkele citaten uit het kringgesprek in IP van april 2016.
“Het archief bestaat ook eigenlijk niet meer. In de digitale wereld gaat het om interacties van dataverzamelingen, informatie wordt op een dynamische wijze aan elkaar verbonden”.
“…personal archiving: medewerkers in een organisatie leggen hun eigen archief aan en doen dat continu terwijl ze werken. Technologie helpt bij het selecteren, preserveren en borgen van de toegankelijkheid”
“Het is één grote kluwen van data en daarmee omgaan in retrospectief wordt dé uitdaging”
“Laten we realistisch zijn, elk digitaal object bevindt zich op meerdere plekken. Vernietigen wordt dus ook lastig. Vroeger ging iets na de afgesproken termijn door de versnipperaar en dan was het ook echt weg. Sterker nog: de backup wordt het archief. Ja, formeel is het document en zijn data vernietigd. Echter op de een of andere backup staat het nog en wat is dan daar de rechtsgeldigheid van? En dus is de organisatie er nog steeds op aan te spreken…”
En zo worden vier pagina’s gedachten uitgewisseld over de kansen die er liggen voor deze beroepsgroep, die zich lijkt te gaan ontwikkelen tot informatie-archeologen en achteraf uit de vuilnisbelt, die organisaties hebben laten ontstaan, de informatie gaan opdiepen die nodig is voor de organisatie om zich te bewijzen.
Als dat niet ‘met de poten in de blubber staan’ is, dan weet ik het ook niet meer.
Waarom ben ik zo mismoedig? Het is de gelatenheid. We laten het allemaal maar gebeuren, zoals informatiespecialisten het de laatste jaren hebben laten gebeuren. We concentreerden ons op het documentmanagementsysteem, verplichtten iedereen hiervan gebruik te maken en leunden tevreden achterover: wat niet in het DMS zat, hoefden we niet te beheren.
En onze collega’s – die hielden hun eigen verzamelingen bij, net zoals hierboven wordt beschreven. Die ze na afloop van hun project, zelf vernietigden, of bij DIV dumpten. Div, de afkorting voor Dump Informatie Vullis.

De organisatie maakte het niet uit. Is er een crisissituatie, dan gaan we met zijn allen zoeken naar die ene brief, dat ene bonnetje.
Dat inmiddels in die organisaties meer dan twee uur per dag wordt gezocht naar bonnetjes, notities en juiste versies: wat maakt dat uit? Het is immers onzichtbaar[1]
Twee uur zoeken voor een gemiddelde organisatie van 200 mensen, dat kost bij een gemiddeld uurtarief van 50 euro per uur € 5.200.000,- Als je dit met een kwartiertje per dag kunt verminderen, dan levert je dit al 650.000 structureel per jaar op.

Volgens mij zouden we iets anders moeten doen: de chaos voorkomen. En hoe? Door een goed recordmanagement in organisaties in te voeren. Uitgaande van heel eenvoudige principes, die iedereen binnen enkele minuten snapt, en waarna eigenlijk intuïtief kan worden gewerkt.
Natuurlijk kost dat wat! Gerekend aan die 200 medewerkers zou je twee recordmanagers moeten hebben op centraal niveau en wat parttime documentbeheerders op de afdelingen. Zeg dat dat 150.000 euro kost all-in, dan bespaar je nog altijd een half miljoen structureel op jaarbasis, als dit een kwartiertje zoektijd oplevert.

Het begint met bewustmaking. Recordmanagement is er niet voor niets. RM zorgt ervoor dat we bewijs kunnen leveren van ons handelen. Dat we de juiste versie van een contract hebben, op het moment dat dit nodig is, en dan niet door honderden emails moeten graven. Dat we een dossier compleet hebben (dat is de neerslag van een zaak). Dat metadata voor documenten en zaken vooraf automatisch worden ingeregeld, zodat ze automatisch worden toegekend. Dat werkstromen voorzien worden van documentstromen die automatisch aan het dossier worden toegevoegd. Dat dossiers na afloop van een zaak, worden geschoond en van een bewaartermijn voorzien. Dat we gebruikers helpen om structuur aan te brengen in de warboel aan informatiebrokjes die ze produceren en krijgen toegeworpen. Dat is hard werken en actief met gebruikers bezig zijn om hun informatieproblemen op te lossen. Vaak zelfs om ze bewust te maken van de manier waarop ze nu werken, dat dit in de toekomst problemen met de verantwoording oplevert.
Na de bewustmaking is er de ondersteuning door het management. Dat wil doorgaans wel positief besluiten. Maar val ze daarna niet meer lastig. Het management moet je wel de bevoegdheden geven die je nodig hebt om medewerkers die niet willen meewerken, aan te pakken. Het gaat immers om de verantwoording van de organisatie.

Er zijn enkele simpele regels nodig, en de discipline van alle medewerkers om die simpele regels te volgen. En een politie-agent voor de mensen die niet willen meedoen. Die regels zijn zo simpel dat mensen ze zelf hadden kunnen verzinnen. Daar heb je geen TMLO voor nodig.
Ik sprak onlangs met een bedrijfsjurist. Hij meldde een explosieve groei van het aantal WOB-verzoeken. Maar vooral: het beantwoorden van deze verzoeken vroeg om veel spitwerk, omdat in de organisatie geen principes meer golden voor samenwerken in één dossier, voor het opslaan van relevante documenten in dat dossier. In die organisatie was (nog) geen recordmanagement.[2]

Het is de keuze: worden we doodgravers die de informatielijken overal uit de kast gaan halen, of gaan we actief aan de slag met structuur te brengen in informatie (de slogan van VHIC sinds de oprichting) en voorkomen we zo die vaak onfrisse lijken.

Voorkomen is beter dan genezen.

Structuur in informatie: het loont de moeite. En er is volop toekomst voor recordmanagement!



[1] Zie ook het rapport: http://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy met citaat: The average interaction worker spends an estimated 28 percent of the workweek ... as 35 percent, the time employees spend searching for company information..
[2] Wil je weten hoe je eenvoudig recordmanagement invoert? Lees dan de Roadmap voor digitaal informatiebeheer, gratis te downloaden via www.vhic.nl/publicaties

Geen opmerkingen:

Een reactie posten