Van DSP naar PIO-plan: regie via een centraal dashboard

foto: een hartekreet op een muur in Maastricht: legaliseer informatietechnologie!

We kennen natuurlijk werkprocessen. Binnen de werkprocessen worden zaken uitgevoerd.

Om de werkprocessen te kunnen uitvoeren, hebben we een werkinstructie nodig. Bij deze werkinstructie hoort een tijdwaardering: hoe veel tijd mag een bepaalde werkzaamheid, de afhandeling van een zaak, in beslag nemen.

Een overzicht van werkprocessen met een bijbehorende tijdwaardering en het aantal keren dat dit werkproces wordt uitgevoerd, kan dus leiden tot een goede inschatting van de benodigde capaciteit aan medewerkers. Want aan een werkproces kunnen we de volgende gegevens koppelen:

a.       We kunnen aangeven wat de start is van het werkproces (met welk type document het begint bijvoorbeeld), hoe de werkstroom van het werkproces is en waarmee het eindigt.

b.      We kunnen automatisch de metadata genereren aan de hand waarvan het werkproces wordt uitgevoerd en de zaak zijn weg vindt door het proces.

c.       We kunnen dit werkproces lean maken, in een schema onderbrengen en dit schema koppelen aan het werkproces.

d.      We kunnen vastleggen met welke software dit werkproces tot stand komt, wanneer deze is aangeschaft, wat de onderhoudskosten zijn van de software, wanneer deze vervangen moet worden,  welke werkprocessen en gegevensbestanden allemaal afhankelijk zijn van deze software en op welk platform deze software is ondergebracht.

e.      We kunnen aangeven hoe lang het totale werkproces duurt: de maximale,de minimale en de gemiddelde termijn.  Aan de verschillende stappen in het werkproces kunnen we een tijdwaardering geven: hoe veel tijd zal een stap onder normale omstandigheden kosten. Aan de hand daarvan kunnen belletjes rinkelen op momenten dat een bepaalde tijd dreigt te worden overschreden.

f.        We kunnen aangeven wat het kritieke pad is van het werkproces en waar eventuele knelpunten dreigen te ontstaan.

g.       We kunnen aangeven wat de streeftermijn is waarbinnen een zaak in het werkproces wordt afgehandeld. De streeftermijn is de kortste termijn waarbinnen een zaak afgehandeld kan worden, een soort ‘wereldrecord’, dat steeds verbeterd dient te worden natuurlijk, we streven immers naar het bereiken van optimale prestaties.

h.      We kunnen aan het werkproces een instructie hangen, zodat een nieuwe  medewerker snel is ingewerkt en een vervanger houvast heeft.

i.         Werkprocessen kennen verschillende activiteiten waarbij verschillende (zaak)rollen horen.

j.        Per zaakrol heb je bepaalde kennis/vaardigheden (competenties) nodig om die zaakrol te kunnen vervullen.

k.       Een functie is dan weer een set van verantwoordelijkheden. Je zou een functie kunnen definiëren als de set van zaakrollen die je uit hoofde van die functie moet vervullen.

l.         De benodigde competenties voor een functie is de verzameling van alle competenties voor de zaakrollen die aan die functie gekoppeld zijn.

m.    We kunnen aan de hand van de werkprocessen en de werkinstructies taakomschrijvingen vaststellen die weer de basis vormen voor de honorering van de functies.

n.      We kunnen aan de hand van de aantallen keren dat een bepaalde zaak binnen een werkproces is afgehandeld, evalueren hoe lang de minimale doorlooptijd was, de maximale doorlooptijd, de gemiddelde doorlooptijd, de doorlooptijd per medewerker, de doorlooptijd per afdeling, het aantal malen dat knelpunten zich hebben voorgedaan en op welke plaats in het proces. Op basis hiervan kunnen conclusies worden getrokken over verbetering van het proces.

o.      Op basis van de functiecompetenties kun je een functiewaardering doen en op basis van een analyse van het proces kun je dan bekijken in hoeverre iemand taakvolwassen is en welke beloning daarbij hoort.

Zaken en zaaktypen (een verkeerde naam voor werkprocessen) zijn ondergebracht in een Zaaktypencatalogus. Het Documentair Structuurplan voor Gemeenten (uitgegeven door de Sdu) is een zaaktypencatalogus maar heeft zo veel méér te bieden: één ervan is dat deze wordt onderhouden via regelmatige updates en de ZTC niet. Van werkprocessen worden referentieschema’s meegeleverd. En die schema’s kunnen weer dienen in discussies met afdelingen over de manier waarop dat werkproces wordt uitgevoerd.

Met een DSP kan dus veel meer dan dat het dient als metadatamodel. Het DSP kan uitgroeien tot een managementdashboard waarop de totale organisatie in kaart is gebracht, waardoor de hele organisatie deelneemt aan het feest: documentair wordt PIO: personeel- informatie- en organisatiebeheer. Als dit goed gebeurt groeit de documentaire functie in een organisatie hierin mee en wordt deze meer en meer een onmisbare factor in de efficiënte organisatie.